عالم الأعمال اليوم هو عالم ديناميكي ومتعاون وذلك مع انتشار المكاتب والأفراد جغرافيًا وعبر المناطق الصغيرة حيث يتم تنفيذ الأعمال عادةً في غرف الاجتماعات باستخدام تقنيات مثل مؤتمرات الفيديو والشاشات المشتركة وغيرها.
اليوم ، ما زلنا نجد شركات لا تستخدم مساحات غرف الاجتماعات بكفاءة.
في معظم الأعمال ، آلية استخدام الغرف غير موجودة فيواجه الموظفون مشاكل دائمة مثل أن استخدام تقويم للاجتماعات لا يعرض التداخلات كما أن وجود موظف استقبال مركزي يدير غرف الاجتماعات يصبح كابوسًا لوجستيًا لديه بسبب الاضطرار إلى التوفيق بين طلبات الحجز المتضاربة والكثيرة وغير المنظمة بالاضافة لعدم وجود سياسة واضحة حيث يتم منح بعض الموظفين حق الوصول إلى غرف معينة بينما يتم رفض البعض الآخر دون سبب ومن المشاكل التي قد تحدث أيضا استخدام ضعيف حيث يتم حجز غرفة واحدة متتالية بينما تظل غرفة أخرى فارغة.